Useimmat yrittäjät tietävät, kuinka työtaakka voi tuntua toisinaan erityisen kuormittavalta. Tilauksia ei tarvitse välttämättä olla määrällisesti paljoa tai yrityksen toimituskyvyn yli; riittää, että työtilaukset ja -määräykset ovat epäselkeitä, niistä puuttuu olennaista tietoa tai niiden etsimiseen joutuu käyttämään ylimääräistä aikaa. Tällöin työn merkitys alkaa unohtumaan, sillä yrityksen toiminta on jatkuvaa kamppailua kannattavuudesta.
Kuormittumisen voi kuitenkin välttää ottamalla suunnittelun tueksi Lime Work Order -työkalu, joka varmistaa, että jokainen työtilaus (engl. work order) ja työmääräys pysyy hallinnassa, aikataulutettuna ja jokaisen työntekijän löydettävissä. Mutta miten work order -suunnittelutyökalu toimii? Tässä artikkelissa perehdymme sen käyttöön ja vaikutuksiin.
Suunnittelemattomuus kuormittaa
Kuormittuminen näkyy niin yrityksen kuin sen työntekijöidenkin voimavarojen ja resurssien valumisena tyhjiin. Kun työ ei enää tunnu mielekkäältä, vaan tulipalojen sammuttamiselta, alkaa kuormittavuus näkyä jo työtehossa ja jaksamisessa. Yritys kuormittuu, kun se ei enää kykene tuottamaan luvattuja tilauksia suunnitelman mukaisesti. Tällöin kärsii sekä yrityksen maine että sen työntekijöiden jaksaminen.
Lime Work Order helpottaa työtilausten ja työmääräysten ruuhkautumista. Sen avulla voi suunnitella, jakaa ja raportoida työtilauksia. Yrityksen työtilaukset (eng. work order) ovat helposti jokaisen työntekijän saatavilla, jolloin aikaa ei tarvitse tuhlata turhaan tiedonsiirtoon. Saatavuus myös lisää työntekijöiden vastuuntuntoa, joka on merkittävä tekijä työhyvinvoinnin lisäämisessä.
Työntekijöiden potentiaali kannattaa vapauttaa
Työntekijä on motivoitunut työhönsä silloin, kun työ tuntuu merkitykselliseltä ja mahdollistaa uusien taitojen opettelun ja vanhojen taitojen hyödyntämisen. Vaikka toisin kuvitellaan, työn taso ei laske silloin, kun työ on liian vaativaa. Taso laskee, kun työ ei ole merkityksellistä ja tuntuu liian helpolta. Monet yrityksen järjestelmä- ja taustaohjelmat tuottavat ylimääräistä työtä, joka ei ole työntekijöitä motivoivaa tai opeta heille uutta.
Lime CRM pitää huolen siitä, että järjestelmät toimivat keskenään, eikä ylimääräistä työtä aiheudu. Työmääräykset ja vastaavasti työtilaukset löytyvät kätevästi sekä näyttöpäätteiltä että mobiililaitteilta ja ne ovat kaikkien työntekijöiden löydettävissä. Läpinäkyvyys vahvistaa työyhteisön luottamusta.
Tilaukset järjestykseen
Asiakkaan näkökulmasta Lime Work Order toimii selkeänä ja yksinkertaisena väylänä pitää huolta siitä, että työtilaus ja työmääräys etenee sovitussa aikataulussa. Asiakastyytyväisyys on yksi yrityksen toimivuuden keskeisimpiä määritteleviä kriteereitä, joista tulee pitää kiinni. Kun asiakas lähettää tilauksen, joka kulkee Lime Work Order -työkalun kautta, voi hän luottaa siihen, että asiat sujuvat mallikkaasti ja tilaus hoidetaan ajallaan. Työkalun avulla voi tarkastella asiakkaan aiempia tilauksia ja huomata mahdolliset poikkeukset tai muutokset tilausmäärissä tai -aikataulussa.
Lopuksi
Yrityksen tilausten hallinto- ja toimitusprosessi voi olla kuormittava tekijä niin työntekijöille, yrittäjälle kuin koko yrityksellekin. Jos tilanne alkaa muuttumaan kuormittavaksi, on tilanne syytä katkaista mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Kun tilanne otetaan hallintaan, voidaan mahdolliset maineeseen kohdistuvat haitat välttää tai korjata nopeammin ja saada toiminta pidettyä tuottavana.